Les titulaires d’un certificat de conformité aux monographies de la Pharmacopée Européenne (CEP) sont invités à mettre à jour leurs dossiers en conformité avec les monographies révisées qui seront en vigueur au 1^er janvier 2025 dans le Supplément 11.6 de la Pharmacopée Européenne (Ph. Eur.), et à suivre les instructions données ci-dessous.

Le tableau figurant à la fin de cette annonce dresse la liste des substances couvertes par un CEP et pour lesquelles une monographie révisée entrera en vigueur le 1^er janvier 2025 dans le Supplément 11.6 de la Ph. Eur.

Conformément aux directives européennes 2001/83/CE et 2001/82/CE, telles que modifiées, il incombe au fabricant de se conformer à la version en vigueur d’une monographie de la Ph. Eur. et donc de mettre à jour les spécifications lorsqu’une monographie révisée est publiée. En outre, la Direction européenne de la qualité du médicament & soins de santé (EDQM) veille à ce que les CEP renvoient à tout moment à la version la plus récente d’une monographie de la Ph. Eur.

La nécessité de soumettre certaines informations à l’EDQM suite à la révision d’une monographie dépend des modifications effectuées. L’EDQM classe les mises à jour des monographies en deux catégories (« Cas A » et « Cas B ») qui ont une incidence sur les informations requises. La liste des monographies révisées ci-après précise la classification applicable (« Cas A » ou « Cas B »). Outre la présente annonce sur son site web, l’EDQM contactera, par courtoisie, les titulaires de CEP pour leur indiquer la marche à suivre pour les dossiers concernés par la/les monographie(s) révisée(s). Toutefois, qu’il ait ou non été préalablement contacté par l’EDQM, il appartient toujours au titulaire du CEP de se conformer aux exigences de la monographie et, si nécessaire, de mettre à jour les dossiers concernés au plus tard à la date d’entrée en vigueur de la monographie révisée.

• Cas A

La spécification de la substance doit être mise à jour conformément à la monographie révisée. À moins que le titulaire du CEP n’ait fait référence à la « version en vigueur de la monographie » (sans fournir de détails sur les essais et méthodes de la Ph. Eur.) dans le dossier de demande de CEP, la spécification mise à jour doit figurer dans la prochaine demande de révision soumise à l’EDQM (révision mineure ou majeure, ou renouvellement du certificat) et identifiée comme telle à cette occasion (cette mise à jour sera gratuite). Si le titulaire du CEP a fait référence à la « version en vigueur de la monographie », la monographie révisée doit être mise en application, mais il n’est pas nécessaire de mettre à jour la spécification de la substance lors de la prochaine demande de révision.

• Cas B

Dans ce cas, les modifications de la monographie nécessitent la transmission de certaines données à l’EDQM.

Un dossier actualisé démontrant que la substance est conforme aux exigences de la monographie révisée doit être fourni dans les trois mois suivant la prise de contact de l’EDQM avec le titulaire du CEP. Il est demandé à l’entreprise de fournir un Module 1 présentant brièvement les modifications apportées à la demande. Ce module doit également préciser si toutes les substances apparentées sont uniquement contrôlées selon la méthode décrite dans la monographie révisée et si la substance contient des impuretés non décrites dans la monographie révisée, à un niveau supérieur au seuil de déclaration donné par la monographie générale 2034 de la Ph. Eur.

Le Module 3 doit être mis à jour pour inclure, si nécessaire :

• une comparaison du profil d’impuretés de la substance avec la liste de transparence actualisée de la monographie (3.2.S.3.2 « Impuretés », 3.2.S.4.5 « Justification des spécifications ») ;
• une discussion sur la capacité de la monographie révisée à contrôler les impuretés qui n’y sont pas décrites ;
• une description actualisée des spécifications de la substance/des méthodes d’essai (3.2.S.4.1 « Spécifications », 3.2.S.4.2 « Procédures analytiques ») ;
• les certificats d’analyse de deux lots faisant référence à la monographie révisée (3.2.S.4.4 « Analyse des lots ») ;
• les données de validation et de validation croisée si une méthode interne est utilisée à la place d’une nouvelle méthode d’essai dans la monographie (3.2.S.4.3 « Validation des procédures analytiques »).

Dans ce scénario du « Cas B », les demandes de CEP nécessitent une mise à jour et, par conséquent, tout titulaire d’un CEP pour une substance relevant du « Cas B » dans la liste ci-après est tenu de fournir les informations demandées à l’EDQM, même s’il n’a reçu aucune demande d’information spécifique (cela peut notamment se produire si les informations relatives à un changement de personne à contacter n’ont pas été transmises en temps utile à l’EDQM).

Si les informations demandées ont déjà été présentées dans le dossier approuvé, une simple lettre le précisant est jugée suffisante.

Le fait de ne pas mettre à jour la demande de CEP et de ne pas communiquer de données à l’EDQM peut remettre en cause la validité du CEP accordé ou retarder le processus d’évaluation en cours du dossier en question.

Dès leur réception, les données seront examinées dans un délai de trois mois et le titulaire du CEP sera informé du résultat de l’évaluation. L’évaluation peut également aboutir à la délivrance d’un CEP révisé.

Cette procédure est gratuite, sauf si le détenteur soumet en même temps une demande concernant d’autres modifications.

NB En ce qui concerne les monographies classées « Cas B » dans lesquelles le principal changement concerne la mise en œuvre de la directive ICH Q3D, si le CEP est déjà conforme, une simple lettre en attestant est jugée suffisante.

Voir aussi :

• CEP : Contexte & Statut juridique
• Base de données Certification
• Documents et Lignes Directrices Certification