Rôle : assistant administratif ou assistante administrative de division

Grade : B1/B2 (selon expérience)

Salaire : 3 226 € (B1) / 3 676 € (B2) par mois (brut)

Type de contrat : temporaire (12 mois max.)

Lieu : Strasbourg (France)

La Division administrative et financière (DAF) de l’EDQM recherche une assistante administrative ou un assistant administratif temporaire, du 15 mars à fin 2025. À ce titre, la personne sélectionnée apportera un soutien administratif de haut niveau à la division en gérant les tâches de bureau, en coordonnant les plannings, en gérant la communication et en apportant son aide afin de répondre aux besoins opérationnels. Ce rôle nécessite de solides compétences organisationnelles, le souci du détail, d’excellentes compétences en communication et la capacité à travailler de manière autonome dans un environnement dynamique.

Principales responsabilités : 

• gérer le planning et les rendez-vous de la cheffe de division et faire en sorte qu’ils soient respectés ; 
• apporter un soutien administratif aux projets et initiatives, y compris coordonner l’organisation des réunions, rédiger des procès-verbaux, gérer les boîtes aux lettres partagées et assurer le suivi des actions, en contribuant personnellement aux projets et initiatives, si nécessaire ; 
• préparer, relire et éditer des courriels, la correspondance, des rapports, des présentations, des enquêtes et d’autres documents ; 
• coordonner l’organisation de la communication interne de la division, y compris les réunions régulières et la publication de la newsletter mensuelle, ainsi que la publication de ressources sur l’intranet de l’EDQM ; 
• soutenir le processus d’intégration et d’accueil des nouvelles recrues de l’équipe ; 
• organiser les déplacements du personnel de la division ; 
• organiser et tenir à jour les dossiers, archives et documents, en veillant à ce qu’ils soient faciles à retrouver et à ce que la confidentialité soit respectée ;  placer la clientèle au centre dans toutes les interactions, en veillant à ce que des réponses rapides et courtoises soient apportées à ses demandes ; 
• effectuer d’autres tâches, selon attribution, pour soutenir la réalisation des objectifs et l’exécution des activités de la division et remplacer des collègues, si nécessaire.

Si vous avez le potentiel nécessaire pour apporter l’assistance essentielle présentée ci-dessus, vous êtes peut-être la personne que nous recherchons.

Nous recherchons des candidates et candidats répondant aux critères suivants : 

• au moins 2 ans d’expérience en soutien administratif, de préférence dans un environnement international ; 
• maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Forms et Planner) et d’autres logiciels pertinents ; 
• très bonnes compétences de communication en anglais, à l’écrit comme à l’oral, et bonnes compétences de communication en français ; 
• exceptionnelles capacités organisationnelles et de gestion du temps ; 
• capacité à gérer des informations sensibles, dans le respect de la confidentialité et avec professionnalisme ; 
• souci du détail, doublé de la capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à prioriser le travail efficacement ; 
• automotivation et capacité à travailler de manière autonome et au sein d’une équipe, et… 
• sens de l’humour.

Vous devez aussi : 

• avoir la nationalité de l’un des 46 États membres du Conseil de l’Europe, 
• avoir moins de 65 ans à la date de clôture de cette annonce.

Ce que nous offrons : 

• l’opportunité de travailler dans une organisation internationale leader en matière de protection de la santé publique, qui contribue à assurer l’accès à des médicaments et soins de santé de qualité en Europe, et au-delà ; 
• l’opportunité d’apporter votre expertise et des idées nouvelles à notre équipe.

Autres avantages

Notez que, pour cet emploi, le lieu d’affectation est Strasbourg (France).

Si vous répondez aux exigences ci-dessus et avez la nationalité de l’un des 46 États membres du Conseil de l’Europe, postulez par e-mail à l’adresse [email protected], dès que possible. Pour en savoir plus sur cet emploi temporaire, contactez [email protected]